Recrutement contractuel : secrétariat du directeur – niveau B

 

Afin de compléter son équipe, l’IRM est à la recherche d’un collaborateur dynamique et motivé pour le soutien administratif et organisationnel du Directeur général de l’IRM.


Profil :

• Etre en possession d’un diplôme bachelier administratif ou assistante de direction ;
• Avoir une bonne maîtrise des applications bureautiques indispensables pour le bon exercice de la fonction (traitement de texte, tableur, courrier électronique, intranet, explorateur internet, ...)
• Gérer et intégrer l’information et les données ;
• Respecter la confidentialité ;
• Agir de manière intègre, conformément aux attentes de l’organisation ;
• Démontrer de la volonté à générer des résultats ;
• Prendre de la responsabilité ;
• Atteindre les objectifs ;
• Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et savoir rédiger de manière synthétique.


Descriptions des tâches :

Vous garantissez un soutien administratif :

• Vous traitez la correspondance et l’envoi des courriers du responsable hiérarchique.
• Vous assurez la permanence téléphonique du service, orientez les appels et servez d’intermédiaire entre le management et les agents ou les contacts externes.
• Vous gérez l'agenda du responsable hiérarchique aussi bien au niveau de la planification des réunions que de la coordination des séjours à l'étranger, ….
• Sur la base d'instructions succinctes, vous rédigez des courriers, des rapports ou d’autres documents.
• Vous prenez en charge l'organisation des réunions du responsable hiérarchique, conviez les personnes concernées, réservez la salle et mettez à disposition les fournitures nécessaires (boissons, matériel informatique, …). Vous participez aux réunions et rédigez le compte-rendu dans le but d’informer les personnes concernées des décisions prises et de fixer les actions à mettre en œuvre, vous assurez le suivi des actions.
• Vous gérez l'ensemble des documents et informations propres au secrétariat de la direction afin de pouvoir répondre aux questions des collaborateurs et/ou des contacts externes et vous veillez à un transfert adéquat des informations importantes. Vous diffusez les rapports de réunion pour le personnel et autres informations du service, sur l’Intranet.
• Vous accompagnez le responsable hiérarchique dans ses fonctions de représentation.
• Vous effectuez la traduction vers le français des documents du secrétariat de la direction.

Vous participez au maintien et des mises à jour des procédures administratives de votre service.

Vous fournissez une réponse aux questions des clients, internes et externes, et leur procurez toute l’information nécessaire.


Offre :

L’IRM offre un poste de collaborateur administratif B dans le cadre d’une convention premier emploi (moins de 26 ans) à durée déterminée.

Comment postuler ?

Si vous êtes intéressé par la fonction et que vous avez moins de 26 ans et que vous êtes demandeur d’emploi, vous pouvez envoyer votre C.V. accompagné de votre lettre de motivation, de l’attestation prouvant que vous êtes demandeur d’emploi et d’une copie de votre diplôme de bachelier avant le 20 octobre à l’attention de Mme Cindy Overloop soit par courrier électronique à humanres@meteo.be, soit par la poste à Avenue Circulaire 3, 1180 Uccle.